Missions

• Tout départ en mission par le doctorant, même s'il ne fait pas l'objet d'une prise en charge par l'ED, doit être enregistré par un ordre de mission.

• Même s'il n'obtient pas de remboursement, le doctorant est tenu à remplir un ordre de mission sans frais et l'envoyer à l'ED pour être couvert par les assurances.

• Tout dossier non conforme aux dispositions détaillées ci-dessous, sera renvoyé à l'expéditeur.

• La limite annuelle du financement des missions pour chaque doctorant est de 800€

• L’école doctorale n’est pas la seule instance qui peut vous fournir une telle aide, le centre de recherche dont vous dépendez est la première instance à contacter.  

• L'utilisation des véhicules personnels n'est pas autorisée pour effectuer des missions.  

• Toute demande de financement doit être effectuée (au moins 2 semaines ouvrables) avant la mission. 

• Les demandes effectuées après la mission ne seront pas prises en compte.       

       Une fois décidé de solliciter le soutien financier de l’école doctorale, vous enclenchez une démarche qui se réalise en trois étapes dont l’accomplissement de chacune conditionne le passage à la suivante

En raison des contraintes comptables, le remboursement des frais d’une mission ne peut être gérée que par une seule ligne budgétaire. En cas de contributions de plusieurs centres de recherches au remboursement des frais d’une mission, le partage des tâches doit être préalablement défini de concert avec l’école doctorale.                 

ÉTAPE 1         

Le demandeur devra envoyer un dossier par courrier électronique à ces adresses : Laurent.Jaffro@univ-paris1.fr, edph@univ-paris1.fr et yumiko.ohyama@univ-paris1.fr

OBJET: Mission.FinancementAnnuelle.Nomdudoctorant

1) une lettre expliquant l’intérêt de la mission en rapport avec vos recherches

2) le cas échéant l’invitation au colloque ou au séminaire

3) une lettre de soutien de votre directeur de thèse

4) un devis prévisionnel des dépenses prévues  

Le demandeur sera informé de la décision par mail, si celle-ci est positive on passe à l’étape 2                

ÉTAPE 2  

• Télécharger les deux formulaires ci-dessous et les remplir sur ordinateur (les invités dont l’hébergement seul est pris en charge par l’ED, doivent aussi remplir un OM)        

Un Formulaire «ordre de mission» interactif ,censé recueillir les informations concernant le voyage (date, objet, moyen, billets etc.) ET Uniquement pour la première mission : un «formulaire de création d’agent

À la rubrique "adresse professionnelle", les étudiants doivent inscrire l'adresse de l'université Paris1

• Ces deux formulaires doivent nous parvenir (dans leur format d’origine) avec un RIB en format électronique, les étrangers qui ne possèdent pas de compte bancaire en France, doivent fournir un document officiel de la banque comportant le numéro SWIFT.

A : edph@univ-paris1.fr et yumiko.ohyama@univ-paris1.fr       

Votre prise en charge hébergement et transport dois d'abord faire l'objet d'une demande sur le marché Paris 1 !            

Pour cela, merci de remplir le formulaire disponible dans l'onglet organisation de mon voyage.

Vous pouvez faire l'achat de vos billets et obtenir un remboursement uniquement si Mme Oyhama vous en donne l'autorisation.

Note importante

L’envoi de ces mails doit avoir lieu IMPÉRATIVEMENT AU MOINS DEUX SEMAINES AVANT LE VOYAGE (période ouvrable), sous peine de rendre IMPOSSIBLE le remboursement de vos frais.

Les factures et billets doivent être impérativement établis au nom du missionnaire.

Le remboursement ne peut avoir lieu que sur la foi de reçus dûment établies.

Le cas échéant, merci de nous envoyer le billet électronique dès l’achat.       

Si les documents sont complétés et envoyés dans les délais on passe à l’étape 3                

ÉTAPE 3         

Une fois le voyage accompli, vous devez nous fournir l’ensemble des billets et factures qui doivent faire l’objet d’un remboursement en ayant pris soin de reporter la liste de ces pièces sur un document à part en y indiquant les dates correspondantes.

Que l’aide soit payée comme « forfait » ou non les factures sont nécessaires à son paiement.        

Le remboursement pour chaque repas est limité à 20 euros        

Le remboursement de la nuitée en France ne peut excéder la somme de 140 euros en région parisienne et 90 euros en province.       

Les devis sont acceptés sous réserve que les dépenses annoncées soient éligibles à une prise en charge par les services financiers de l'Université      

Les pièces comptables doivent être envoyées directement à l'adresse : Yumiko.Ohyama@univ-paris1.fr

Tout changement de compte bancaire, doit nous être aussitôt déclaré Secrétariat financier de l’école doctorale de philosophie Université Paris 1 13 rue du Four 75006 Paris France        

Note :

*Il nous faut dans tous les cas « les pièces originales », il est impossible d’effectuer un remboursement sur la foi de photocopies ou images numériques.

*Les titres de transport de 1ère classe ne sauraient être remboursés.   

*Les tickets de carte de crédit, ne sont pas considérés comme des reçus pouvant donner lieu à un remboursement.        

*Aucun remboursement des frais engagés par un missionnaire ne peut être effectué à une autre personne.                                                      

*C’est uniquement à la fin de cette démarche et sous condition du déroulement normal de ces trois étapes que le processus du paiement peut être enclenché par l’agence comptable. L'aboutissement de ce processus prend en moyenne deux mois.