Organiser un colloque
Dispositions à prendre lors de l’organisation d’un colloque ou de toute manifestation financée dans le cadre de l’École Doctorale
Après avoir obtenu une aide ou une subvention, il faut désigner un interlocuteur (généralement il s’agit de l’organisateur principal) pour l’ED.
Cette personne devra prendre rendez-vous avec
Mme Yumiko Ohyama
yumiko.ohyama@univ-paris1.fr
qui gère les finances de l’ED, afin d’établir aussi tôt que possible la grille et le calendrier des interventions de l’ED. L’interlocuteur est prié de préciser toujours dans toute correspondance, le titre du colloque.
L’ensemble des dispositions où une intervention de l’ED est nécessaire (missions, restauration, réservation, commandes diverses) doit être discuté et prévu lors de cette entrevue, en particulier les dépenses qui doivent être évaluées avec le plus de précision possible afin d’éviter tout dépassement qui bloquerait le déroulement de la manifestation.
Aucune somme ne saurait être engagée, ni aucune réservation effectuée sans l’accord et le cas échéant l’intervention de l’ED.
Aucune dépense ne doit être effectuée au comptant par les organisateurs, sauf dans des cas d’extrême nécessité et par des personnes qui, de fait de leur statut (doctorant contractuel, Ater ou autres) perçoivent un salaire de la part de l'université. Les dépenses effectuées par des personnes n’ayant pas un tel statut ne sont pas remboursables.
Nous vous prions de noter que l’ED n’est pas le destinataire final de la plupart de vos demandes qui doivent être relayées auprès des services intérieurs à l’université ou des fournisseurs extérieurs. Les délais nécessaires à la réalisation de ces demandes doivent être pris en compte.
Invitations
Nous vous rappelons les délais qui s’appliquent dans le cas des missions et des bons de commande.
Pour les missions, le formulaire de création d’agent et l’ordre de mission doivent parvenir à l’ED au moins une semaine (ouvrable) avant la date du début du voyage.
La réservation d’une chambre d’hôtel nécessite un délai, l’établissement d’un bon de commande, ainsi qu’une demande spéciale de la direction de l’ED qui doit être autorisée par le président de l’université.
Dépenses diverses
Pour les bons de commande concernant la restauration, il faudrait prendre en compte le délai de réservation et de préparation (traiteur) auprès du ou des fournisseurs. Au cas où les organisateurs se chargeraient des réservations et de l’obtention de devis, il leur faudrait s’assurer auprès de l’ED que le fournisseur en question figure sur la liste des fournisseurs autorisés de l’université et ensuite, transmettre les devis et les informations concernant la réservation à l’ED.
Réservation de salle
La réservation des salles à l’université nécessite la formulation d’une demande particulière auprès du service du planning qui gère l’ensemble des salles de l’université. Plus tôt on s’y prend, plus on a la chance d’obtenir ce qu’on souhaite.
Reprographie
Pour reprographier des prospectus et affiches au frais de l’université, il faut demander à l’ED une autorisation spéciale à destination du service reprographie. Une reprographie couleur est possible à l’université même.
Remboursements
L’ED ne fait que saisir et réunir les pièces nécessaires pour les transmettre à l’agence comptable qui effectue les remboursements.
Les billets et factures concernant les missions doivent être envoyés à l’ED. Le délai de remboursement est de deux mois minimum pour un dossier complet établi dans les normes et avant le voyage.
Les factures donnant lieu à un remboursement à l’agent doivent être transmis à l’ED.
Suivi des livraisons
L'ED ne suit pas les commandes qu'elle effectue selon indications fournies par les organisateurs des réunions.
Le suivi des livraisons relève des organisateurs qui, le cas échéant, doivent apporter des compléments d'information aux fournisseurs.
Important
L'établissement des bons de commandes est interrompu de début décembre à la fin janvier.
Les organisateurs doivent prendre leurs dispositions quant aux dépenses prévues, eu égard à cette contrainte.
En ce qui concerne les bons de commande établis par l’ED (restaurant, hôtel etc.), il faut que le fournisseur les fasse parvenir directement à l’agence comptable, comme cela est indiqué sur tous les bons de commandes. Les organisateurs ne doivent en aucun cas prendre sur eux la transmission de ce type de facture. Cela peut particulièrement compliquer le remboursement ou même le bloquer.